Hoe kwadrant 2 inplannen?
De illusie van kwadrant 3 3 en 4 ELIMINEREN Flexibiliteit Voorbeeld weekplanning
De planning van de belangrijkste kwadrant II-doelstellingen is een grote stap voorwaarts in het vooropstellen van prioriteiten. Als wij niet eerst de kwadrant Il-activiteiten goed regelen, is de kans groot dat onze week wordt overspoelddoor aandacht eisende activiteiten uit de kwadranten I en III. Niettemin kan het lastig zijn om de belangrijke kwadrant II- activiteiten, die zo'n wezenlijk verschil uitmaken, goed 'in te passen'.
graphic
Maar als wij de 'grote stenen' het eerst afhandelen, buigen wij deze tendens om. Wij scheppen een kader voor de vervulling van onze belangrijkste taken, waarna wij ook de overige activiteiten kunnen 'inpassen'. Als de grote stenen van kwadrant II hun plaats op de agenda hebben gekregen, kun je gemakkelijk de andere activiteiten toevoegen als afspraken of prioriteiten voor een bepaalde dag. Het is zinvol om iedere activiteit afzonderlijk te beoordelen en te bepalen in welk kwadrant het thuishoort. Iets lijkt misschien urgent, maar is het dat ook? Of lijkt het alleen urgent omdat iets of iemand voor extra druk zorgt? Is het werkelijk belangrijk? Of lijkt het alleen maar belangrijk doordat het de indruk wekt urgent te zijn?
graphic
De illusie van kwadrant 3
Als je verslaafd bent aan een leven in crisissfeer, is het gemakkelijk te denken dat bijna alles wat je doet in kwadrant I thuishoort. Maar een zorgvuldige analyse laat waarschijnlijk zien dat je veel tijd aan kwadrant III besteedt. Als je worstelt met het vinden van tijd om in kwadrant II te investeren, is kwadrant III de eerste plek waar je moet gaan zoeken.
"Het geraas van urgentie schept de illusie vanbelangrijkheid "
3 en 4 ELIMINEREN
Zodra je begint met investeren in kwadrant II, heeft dat verstrekkende gevolgen voor de tijd die je aan andere kwadranten besteedt. Als je zaken plant en voorbereidt, relaties opbouwt of geniet van kwalitatieve re-creatie, zul je merken dat je minder tijd kwijt bent aan noodoplossingen voor kwadrant I of reacties op de urgente verlangens van anderen in kwadrant III. Het ideaal waar je naartoe moet werken, is III en IV te elimineren. Je besteedt je tijd en aandacht aan belangrijke activiteiten uit kwadrant I en II, waarbij je steeds meer tijd investeert in voorbereiding, preventie en andere zelfstandig makende, stimulerende activiteiten uit kwadrant II.
Flexibiliteit
Als je naar je weekplanning kijkt, is het belangrijk dat je beseft dat je niet elk moment van de dag met tijdsgebonden afspraken moet vullen. Zorg voor wat flexibiliteit. Al doe je je uiterste best om belangrijke zaken op basis van beschikbare kennis goed in te plannen, het leven is geen automatische incarnatie van een agenda, hoe mooi die agenda ook is geschreven. Het onverwachte negeren (als dat al mogelijk is) komt neer op een leven zonder kansen, spontaniteit of de rijke momenten waaruit het 'leven' is opgebouwd. Het doel van kwadrant II- organiseren is niet het opstellen van een agenda of werkrooster. Het gaat om de creatie van een kader waarbinnen kwalitatieve beslissingen over belangrijkheid dagelijks van moment tot moment kunnen worden genomen.
Als je nu aan jouw week werkt, plan dan je overige sleutelactiviteiten rond je kwadrant II-doelstellingen en plan ze als afspraken of dagelijkse prioriteiten.
Overdenk de waarde van een dergelijk wekelijks kader door jezelf de volgende vragen te stellen:
  • Hoe sta ik tegenover de week zoals ik die heb gepland?
  • Maakt het verschil uit of ik wekelijks bij iedere rol kwadrant II-doelen plan (als afspraak of als dagelijkse prioriteit) en deze vervolgens realiseer?
  • Snap ik de logica van het eerst inpassen van de 'grote stenen'? Hoe helpt dit om belangrijke zaken gedaan te krijgen?
Later bestuderen wij uitgebreid drie 'werkperspectieven' die ontstaan als wij van dagplanning op weekplanning overstappen.
Voorbeeld weekplanning
graphic
Top
Complete map